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會計專欄

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董事長,我們的會計檔案滅失,該如何處理稅務
發布人:管理員 發布時間:2022-01-14
         1月12日“董事長,我們財務記錄不見了”論及公司及審計師對于賬簿和憑證滅失可考慮的補救對策,而從稅收征管角度,因會計檔案記錄了企業發生的各種經濟業務,在稅收征管中亦占有十分重要的地位。我國的《稅收征收管理法》(以下簡稱《征管法》)明確規定了納稅人和扣繳義務人設置賬簿以及保管賬簿憑證等資料的義務。除此之外,《發票管理辦法》也建立了一套嚴格的發票保管制度。這些規定為確保會計檔案的完整性奠定了法律基礎。
 
        實踐中,可能由于人事離退、辦公遷址、意外失竊等種種原因而造成這些重要的會計檔案滅失,對此納稅人往往心急如焚。根據《征管法》的有關規定,納稅人未按照規定設置、保管賬簿或者保管記賬憑證和有關資料的,將由稅務機關責令限期改正,并可能處以罰款?!栋l票管理辦法》也規定,未按照規定存放和保管發票的,將由稅務機關責令改正,可以處以罰款。除了面臨行政處罰,企業還可能遭受更嚴重的稅務后果。在賬簿不全難以實施查賬征收的情況下,根據《企業所得稅核定征收辦法》(試行),稅務機關將實施核定征收企業所得稅。這就意味著,企業有可能將負擔比實際更多的稅務成本。
 
        我們了解曾有企業因為搬家遺失了賬簿,被稅務機關懷疑是擅自銷毀賬簿、記賬憑證,而可能被定性為偷稅。根據《征管法》的有關規定,在偷稅情況下,稅務機關將不僅追繳其不繳或者少繳的稅款、滯納金,并處不繳或者少繳的稅款百分之五十以上五倍以下的罰款,如果構成犯罪的,還會依法追究刑事責任。還有企業由于人員換崗,導致企業符合享受稅收優惠條件的資料備存全部滅失,面臨稅務機關的檢查質疑。種種這些都會給企業帶來不必要的麻煩甚至是額外的稅務負擔。
 
        既然會計檔案的缺失會造成如此嚴重的稅務影響,那么企業在日常管理中應該如何加強對會計檔案的保管呢?究竟哪些會計資料屬于會計檔案,該采用何種形式歸檔,歸檔后又需要保管多久呢,根據我們從事公司注冊代理數年的操作經驗,會計檔案歸檔問題還是相當復雜的?
 
 
        2015年12月11日,中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號發布了修訂后的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》),自2016年1月1日起施行。該《辦法》第六條規定了下列會計資料應當進行歸檔:
 
        (一) 會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
        (二) 會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;
        (三) 財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;
        (四) 其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
 
        同時該《辦法》的附表又規定了會計檔案的保管期限。我們可以發現,絕大部分的會計檔案需要保存30年以上。在如此漫長的保存期限中,企業如何確保其安全和完整就成了一個需要思考的問題。對此,2013年12月財政部印發的《企業會計信息化工作規范》給了我們重要啟示。該規范第四十條和四十一條確認了在保證會計事項可追述、可證明的條件下,可以對企業重復發生的日常業務的會計資料進行無紙化管理。這樣紙面資料與電子資料就可實際形成相互備份關系,從而更有效地防范會計資料的缺失。第四十條還提醒我們,企業應對相關數據建立電子備份制度,這能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞對會計資料的影響。同時企業應對電子和紙面會計資料建立完善的索引體,保證會計資料的線索性和相互關聯性,從而實現電子資料和紙面資料的互查。
 
        當然,如果由于種種意外,企業還是發生了會計檔案滅失的情況,也并非完全沒有補救的可能。首先,企業應當向稅務機關說明滅失的原因,對于非主觀原因造成的,實踐中稅務機關可能會給予恢復資料的機會。納稅人應當積極配合稅務機關的工作,通過發票、存款賬戶余額及資金流向等情況,還原銷售收入;對于發生的成本和費用,通過要求供應商提供經濟往來的收付款憑證,爭取歸集完整。
 

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